Extração de dados
Documentos fazem parte da rotina de praticamente toda empresa. Notas fiscais, contratos, documentos de identificação, comprovantes, formulários e arquivos operacionais carregam informações importantes para diferentes processos.
O problema é que transformar essas informações em dados utilizáveis nem sempre é simples. Quando a leitura, conferência e digitação são realizadas manualmente, o processo pode consumir tempo da equipe, gerar retrabalho e dificultar o processamento de grandes volumes de documentos.
É nesse cenário que entra o processamento de documentos com Inteligência Artificial. A tecnologia permite analisar documentos, identificar informações relevantes, extrair dados e estruturá-los para utilização em processos internos ou integração com outros sistemas.
Na prática, isso significa transformar documentos em dados com mais velocidade, escala e automação.
O que é processamento de documentos com IA?
O processamento de documentos com IA é o uso de tecnologias de Inteligência Artificial para interpretar informações presentes em arquivos digitais ou documentos digitalizados.
Em vez de simplesmente armazenar um PDF ou uma imagem, a tecnologia consegue analisar seu conteúdo e identificar informações relevantes para determinado processo.
O fluxo pode envolver diferentes etapas:
Dessa forma, um documento deixa de ser apenas um arquivo e passa a funcionar como uma fonte de dados para a operação.
Por que automatizar a leitura e a extração de dados?
Em muitos processos empresariais, os colaboradores precisam abrir documentos, localizar informações, copiar dados, preencher sistemas e conferir resultados.
Quando essa atividade acontece milhares de vezes, o impacto operacional aumenta. A automação do processamento documental pode ajudar empresas a:
reduzir tarefas manuais e repetitivas;
acelerar a captura de informações;
padronizar processos de extração de dados;
reduzir retrabalho;
processar grandes volumes de documentos;
direcionar a equipe para atividades de maior valor;
facilitar a integração das informações com outros sistemas.
O objetivo não é apenas ler documentos mais rapidamente. É transformar a informação contida neles em dados estruturados e úteis para a operação.
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Como funciona o processamento inteligente de documentos?
O funcionamento pode variar de acordo com o documento e com o processo que será automatizado, mas normalmente envolve algumas etapas.
1. Captura do documento
O processo começa com o recebimento de um documento em formato digital ou digitalizado. Entre os formatos possíveis estão arquivos como PDF, JPG e PNG.
2. Reconhecimento das informações
Tecnologias como o OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, permitem identificar textos presentes em documentos.
Dependendo da aplicação, soluções mais avançadas também podem trabalhar com diferentes layouts, documentos manuscritos, formulários e outros elementos.
3. Extração dos dados
Depois de identificar o conteúdo, o sistema pode extrair apenas as informações relevantes para aquele processo. Por exemplo:
Nota fiscal: número, CNPJ, valor, data e itens.
CNH: nome, CPF, categoria e validade.
Contrato: campos específicos definidos pela empresa.
Documento logístico: informações necessárias para liberação, conferência ou cadastro.
4. Estruturação
As informações extraídas deixam de estar presas ao documento e passam a ser organizadas em campos estruturados. Isso facilita sua utilização por pessoas, sistemas e processos automatizados.
5. Validação
Dependendo da aplicação, os dados podem passar por regras de validação e conferência antes de seguirem para a próxima etapa do processo.
6. Integração
Os dados estruturados podem ser direcionados para sistemas utilizados pela empresa, reduzindo a necessidade de digitação manual e permitindo que a informação siga diretamente para o fluxo operacional.
Qual é a diferença entre OCR e processamento inteligente de documentos?
OCR significa Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres.
Sua principal função é reconhecer caracteres presentes em uma imagem ou documento e transformá-los em texto que possa ser processado digitalmente.
Mas o processamento inteligente de documentos pode ir além do simples reconhecimento de caracteres.
Uma solução mais completa pode identificar quais informações são relevantes, extrair campos específicos, interpretar diferentes estruturas, validar dados e encaminhar essas informações para outros processos. Por isso, é importante diferenciar:
OCR: reconhece caracteres.
Processamento inteligente de documentos: utiliza tecnologias de reconhecimento e Inteligência Artificial para transformar o conteúdo dos documentos em dados estruturados e utilizáveis.
Quais tipos de documentos podem ser processados?
A aplicação depende do processo e dos dados que precisam ser extraídos. Entre os documentos que podem fazer parte de projetos de automação estão:
Notas fiscais;
CNH;
documentos de identificação;
contratos;
boletos;
formulários;
checklists;
documentos logísticos;
comprovantes;
documentos personalizados.
A tecnologia também pode ser adaptada para necessidades específicas de cada empresa. Isso é especialmente importante porque os processos documentais variam bastante entre setores e organizações.
Processamento de documentos manuscritos
Nem toda informação relevante está digitada. Existem processos que ainda dependem de documentos preenchidos à mão, formulários e outros registros que apresentam maior variabilidade na escrita e na estrutura.
Tecnologias de Inteligência Artificial podem ser utilizadas para apoiar a extração dessas informações, dependendo das características do documento e do nível de qualidade da entrada.
Isso amplia as possibilidades de automação para processos que tradicionalmente dependem de leitura e digitação humanas.
Quais são os benefícios do processamento de documentos com IA?
A adoção de uma solução de processamento inteligente de documentos pode gerar impactos em diferentes etapas da operação.
Mais velocidade
A automação reduz o tempo necessário para realizar atividades repetitivas de leitura e extração.
Menos tarefas manuais
A equipe deixa de gastar parte do tempo com atividades de copiar, digitar e organizar informações.
Maior padronização
Os dados podem ser extraídos seguindo regras e estruturas previamente definidas.
Escalabilidade
Processos que envolvem grandes volumes de documentos podem ser automatizados para acompanhar o crescimento da operação.
Redução de retrabalho
A estruturação automática das informações pode diminuir etapas manuais de transcrição e conferência.
Dados prontos para uso
Em vez de permanecerem presos a documentos, os dados podem seguir para sistemas, análises e processos internos.
Onde o processamento de documentos pode ser aplicado?
A tecnologia pode ser utilizada em diferentes setores que dependem de grandes volumes de documentos e informações.
Logística e transporte
Documentos de motoristas, veículos, cargas e operações podem ser analisados e utilizados em processos de cadastro, conferência e liberação.
Serviços financeiros e seguros
Documentos cadastrais e comprovantes podem ser processados para apoiar etapas de análise e cadastro.
Indústria e energia
Documentos operacionais, formulários, checklists e registros podem ser transformados em dados para apoiar processos internos.
Serviços corporativos e BPO
Operações que trabalham com grandes volumes de documentos podem utilizar a automação para reduzir atividades repetitivas e aumentar a capacidade de processamento.
Idexa: processamento inteligente de documentos com IA
Para transformar documentos em dados estruturados, a Pix Force desenvolveu o Indexa.
A solução utiliza Inteligência Artificial para realizar processamento de documentos e extração de dados, permitindo que informações presentes em diferentes formatos sejam organizadas e utilizadas em processos empresariais.
Entre as possibilidades estão aplicações de:
OCR;
extração automatizada de dados;
reconhecimento de informações manuscritas;
reconhecimento de checklists;
validação de documentos;
estruturas de extração personalizadas;
integração com sistemas por API.
O Idexa pode ser utilizado em diferentes setores e processos, de acordo com as informações que precisam ser extraídas e utilizadas pela empresa.
Da informação no documento ao dado na operação
Um dos principais ganhos da automação documental está na mudança de perspectiva. O documento deixa de ser o ponto final do processo. Ele passa a ser uma fonte de dados.
Essa transformação permite que empresas reduzam etapas manuais e criem fluxos mais eficientes para lidar com grandes volumes de informação.
Um exemplo de aplicação
Em uma operação logística, por exemplo, o processamento de documentos pode ajudar a reduzir o tempo gasto na conferência de arquivos necessários para liberar veículos ou cargas.
Em um projeto da Pix Force com a Vibra Energia, a tecnologia foi aplicada à validação de documentos em uma operação logística. O caso processa cerca de 70 mil páginas por mês e registrou redução de 85% no tempo de espera, segundo dados divulgados pela Pix Force.
O resultado mostra como a automação documental pode deixar de ser apenas uma iniciativa de digitalização e passar a atuar diretamente sobre a eficiência operacional.
Perguntas frequentes sobre processamento de documentos com IA
O que é processamento de documentos com IA?
É o uso de Inteligência Artificial para analisar documentos, identificar informações, extrair dados e transformá-los em estruturas que possam ser utilizadas em processos empresariais.
OCR e processamento de documentos são a mesma coisa?
Não necessariamente. OCR é uma tecnologia utilizada para reconhecer caracteres. O processamento inteligente de documentos pode combinar OCR com outras técnicas para extrair, estruturar, validar e utilizar informações.
Quais documentos podem ser processados?
A aplicação depende do projeto, mas pode envolver notas fiscais, CNHs, documentos de identificação, contratos, boletos, formulários, checklists e documentos personalizados.
É possível processar documentos manuscritos?
Sim, existem tecnologias capazes de realizar extração de informações manuscritas. O resultado depende das características do documento, da qualidade da entrada e do tipo de escrita.
Os dados extraídos podem ser integrados a outros sistemas?
Sim. Soluções de processamento documental podem ser integradas aos sistemas utilizados pela empresa para que os dados extraídos sigam diretamente para os processos que precisam dessas informações.
É possível personalizar a extração?
Sim. A estrutura de dados necessária pode variar de acordo com o processo e o setor. Por isso, projetos de processamento inteligente podem ser configurados para extrair as informações relevantes para cada aplicação.
Fabio Caraça
Fábio Caraça é Chief Growth Officer na Pix Force. Lidera a transformação da Pix Force em uma operação SaaS escalável, unindo visão estratégica, cultura e execução de alto impacto.
