Extração de dados
Documentos fazem parte da rotina de praticamente toda empresa. Notas fiscais, contratos, documentos de identificação, comprovantes, formulários e arquivos operacionais carregam informações importantes para diferentes processos.
O problema é que transformar essas informações em dados utilizáveis nem sempre é simples. Quando a leitura, conferência e digitação são realizadas manualmente, o processo pode consumir tempo da equipe, gerar retrabalho e dificultar o processamento de grandes volumes de documentos.
É nesse cenário que entra o processamento de documentos com Inteligência Artificial. A tecnologia permite analisar documentos, identificar informações relevantes, extrair dados e estruturá-los para utilização em processos internos ou integração com outros sistemas.
Na prática, isso significa transformar documentos em dados com mais velocidade, escala e automação.
O que é leitura de documentos com IA?
A leitura de documentos com IA é o uso de tecnologias de Inteligência Artificial para interpretar informações presentes em arquivos digitais ou documentos digitalizados.
Em vez de simplesmente armazenar um PDF ou uma imagem, a tecnologia consegue analisar seu conteúdo e identificar informações relevantes para determinado processo.
O fluxo envolve diferentes etapas:
Dessa forma, um documento deixa de ser apenas um arquivo e passa a funcionar como uma fonte de dados para a operação.
Por que automatizar a leitura e a extração de dados?
Em muitos processos empresariais, os colaboradores precisam abrir documentos, localizar informações, copiar dados, preencher sistemas e conferir resultados.
Quando essa atividade acontece milhares de vezes, o impacto operacional aumenta. A automação do processamento documental pode ajudar empresas a:
reduzir tarefas manuais e repetitivas;
acelerar a captura de informações;
padronizar processos de extração de dados;
reduzir retrabalho;
processar grandes volumes de documentos;
direcionar a equipe para atividades de maior valor;
facilitar a integração das informações com outros sistemas.
O objetivo não é apenas ler documentos mais rapidamente. É transformar a informação contida neles em dados estruturados e úteis para a operação.
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Como funciona o processamento inteligente de documentos?
O funcionamento pode variar de acordo com o documento e com o processo que será automatizado, mas normalmente envolve algumas etapas.
1. Captura do documento
O processo começa com o recebimento de um documento em formato digital ou digitalizado. Entre os formatos possíveis estão arquivos como PDF, JPG e PNG.
2. Reconhecimento das informações
Tecnologias como o OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, permitem identificar textos presentes em documentos.
Dependendo da aplicação, soluções mais avançadas também podem trabalhar com diferentes layouts, documentos manuscritos, formulários e outros elementos.
3. Extração dos dados
Depois de identificar o conteúdo, o sistema pode extrair apenas as informações relevantes para aquele processo. Por exemplo:
Nota fiscal: número, CNPJ, valor, data e itens.
CNH: nome, CPF, categoria e validade.
Contrato: campos específicos definidos pela empresa.
Documento logístico: informações necessárias para liberação, conferência ou cadastro.
4. Estruturação
As informações extraídas deixam de estar presas ao documento e passam a ser organizadas em campos estruturados. Isso facilita sua utilização por pessoas, sistemas e processos automatizados.
5. Validação
Dependendo da aplicação, os dados podem passar por regras de validação e conferência antes de seguirem para a próxima etapa do processo.
6. Integração
Os dados estruturados podem ser direcionados para sistemas utilizados pela empresa, reduzindo a necessidade de digitação manual e permitindo que a informação siga diretamente para o fluxo operacional.
Qual é a diferença entre OCR e processamento inteligente de documentos?
OCR significa Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres.
Sua principal função é reconhecer caracteres presentes em uma imagem ou documento e transformá-los em texto que possa ser processado digitalmente.
Mas o processamento inteligente de documentos pode ir além do simples reconhecimento de caracteres.
Uma solução mais completa pode identificar quais informações são relevantes, extrair campos específicos, interpretar diferentes estruturas, validar dados e encaminhar essas informações para outros processos. Por isso, é importante diferenciar:
OCR: reconhece caracteres.
Processamento inteligente de documentos: utiliza tecnologias de reconhecimento e Inteligência Artificial para transformar o conteúdo dos documentos em dados estruturados e utilizáveis.
Quais tipos de documentos podem ser processados?
A aplicação depende do processo e dos dados que precisam ser extraídos. Entre os documentos que podem fazer parte de projetos de automação estão:
Notas fiscais;
CNH;
documentos de identificação;
contratos;
boletos;
formulários;
checklists;
documentos logísticos;
comprovantes;
documentos personalizados.
A tecnologia também pode ser adaptada para necessidades específicas de cada empresa. Isso é especialmente importante porque os processos documentais variam bastante entre setores e organizações.
Leitura de documentos manuscritos
Nem toda informação relevante está digitada. Existem processos que ainda dependem de documentos preenchidos à mão, formulários, check-lists, atestados médicos e outros registros que apresentam maior variabilidade na escrita e na estrutura.
Tecnologias de Inteligência Artificial podem ser utilizadas para apoiar a extração dessas informações, dependendo das características do documento e do nível de qualidade da entrada.
Isso amplia as possibilidades de automação para processos que tradicionalmente dependem de leitura e digitação humanas.
Quais são os benefícios do processamento de documentos com IA?
A adoção de uma solução de processamento inteligente de documentos pode gerar impactos em diferentes etapas da operação.
Mais velocidade
A automação reduz o tempo necessário para realizar atividades repetitivas de leitura e extração.
Menos tarefas manuais
A equipe deixa de gastar parte do tempo com atividades de copiar, digitar e organizar informações.
Maior padronização
Os dados podem ser extraídos seguindo regras e estruturas previamente definidas.
Escalabilidade
Processos que envolvem grandes volumes de documentos podem ser automatizados para acompanhar o crescimento da operação.
Redução de retrabalho
A estruturação automática das informações pode diminuir etapas manuais de transcrição e conferência.
Dados prontos para uso
Em vez de permanecerem presos a documentos, os dados podem seguir para sistemas, análises e processos internos.
Onde a inteligência artificial para ler e interpretar documentos pode ser aplicada?
A tecnologia pode ser utilizada em diferentes setores que dependem de grandes volumes de documentos e informações.
Logística e transporte
Documentos de motoristas, veículos, cargas e operações podem ser analisados e utilizados em processos de cadastro, conferência e liberação.
Serviços financeiros e seguros
Documentos cadastrais e comprovantes podem ser processados para apoiar etapas de análise e cadastro.
Indústria e energia
Documentos operacionais, formulários, checklists e registros podem ser transformados em dados para apoiar processos internos.
Gestão de terceiros e facilities
Operações que trabalham com grandes volumes de documentos podem utilizar a automação para reduzir atividades repetitivas e aumentar a capacidade de processamento.
A Pix Force faz processamento inteligente de documentos com IA
Para transformar documentos em dados estruturados, a Pix Force desenvolveu uma plataforma de leitura baseada em inteligência artificial.
Esta plataforma realiza leitura, validação de dados, extração e integração de qualquer tipo de documento do mundo, permitindo que os dados destes documentos em qualquer formato sejam organizados e utilizados em processos de qualquer departamento. Indo desde a admissão de colaboradores até a operação.
Entre as possibilidades estão aplicações de:
OCR;
extração automatizada de dados;
reconhecimento de informações manuscritas;
reconhecimento de checklists;
validação de documentos;
estruturas de extração personalizadas;
integração com sistemas por API.
Nossa plataforma inteligente pode ser utilizada em diferentes setores e processos, de acordo com a possibilidade de realizar customizações de diversos tipos de documentos e integrações com qualquer software utilizado na gestão.
Da informação no documento ao dado na operação
Um dos principais ganhos da automação documental está na mudança de perspectiva. O documento deixa de ser o ponto final do processo. Ele passa a ser uma fonte de dados.
Essa transformação permite que empresas reduzam etapas manuais e criem fluxos mais eficientes para lidar com grandes volumes de informação.
Um exemplo de aplicação
Em uma operação logística, por exemplo, o processamento de documentos pode ajudar a reduzir o tempo gasto na conferência de arquivos necessários para liberar veículos ou cargas.
Em um projeto da Pix Force com a Vibra Energia, a tecnologia foi aplicada à validação de documentos em uma operação logística. O caso processa cerca de 70 mil páginas por mês e registrou redução de 85% no tempo de espera, segundo dados divulgados pela Pix Force.
O resultado mostra como a automação documental pode deixar de ser apenas uma iniciativa de digitalização e passar a atuar diretamente sobre a eficiência operacional.
Perguntas frequentes sobre processamento de documentos com IA
O que é processamento de documentos com IA?
É o uso de Inteligência Artificial para analisar documentos, identificar informações, extrair dados e transformá-los em estruturas que possam ser utilizadas em processos empresariais.
OCR e processamento de documentos são a mesma coisa?
Não necessariamente. OCR é uma tecnologia utilizada para reconhecer caracteres. O processamento inteligente de documentos pode combinar OCR com outras técnicas para extrair, estruturar, validar e utilizar informações.
Quais documentos podem ser processados?
A aplicação depende do projeto, mas pode envolver notas fiscais, CNHs, documentos de identificação, contratos, boletos, formulários, checklists e documentos personalizados.
É possível processar documentos manuscritos?
Sim, existem tecnologias capazes de realizar extração de informações manuscritas. O resultado depende das características do documento, da qualidade da entrada e do tipo de escrita.
Os dados extraídos podem ser integrados a outros sistemas?
Sim. Soluções de processamento documental podem ser integradas aos sistemas utilizados pela empresa para que os dados extraídos sigam diretamente para os processos que precisam dessas informações.
É possível personalizar a extração?
Sim. A estrutura de dados necessária pode variar de acordo com o processo e o setor. Por isso, projetos de processamento inteligente podem ser configurados para extrair as informações relevantes para cada aplicação.
Transforme documentos em dados com Inteligência Artificial
Sua empresa ainda depende de leitura, digitação e conferência manual para transformar documentos em informações?
O Idexa utiliza Inteligência Artificial para automatizar o processamento de documentos e transformar informações não estruturadas em dados prontos para uso.
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Fabio Caraça
Fábio Caraça é Chief Growth Officer na Pix Force. Lidera a transformação da Pix Force em uma operação SaaS escalável, unindo visão estratégica, cultura e execução de alto impacto.
